Społeczeństwo

ŚMIERĆ BIUROWEJ PLOTKI

Posiadanie własnego biura nie jest już koniecznym warunkiem prowadzenia biznesu. Można je spokojnie zastąpić wynajętym biurkiem w przestrzeni coworkingowej. Korzyść z tego rozwiązania to nie tylko ograniczenie kosztów.

Jerzy Cichowicz

 

Rozmawiam z szefem zagranicznej firmy, która z ewidentnym sukcesem weszła na nasz rynek. Jesteśmy w ultranowoczesnym biurze, do którego dostałem się okazując w recepcji dowód osobisty i powołując się na umówione przez spotkanie. Siedzimy na sofach ustawionych przy szklanej ścianie zewnętrznej budynku, co pozwala nam w trakcie rozmowy spoglądać w dół na ruchliwą ulicę.

Wokół nas także dużo się dzieje. Młodzi ludzie, ze słuchawkami na głowach i laptopami przed sobą, siedzą przy stołach, stolikach, biureczkach albo jak my – na fotelach i sofach. Niektórzy, stojąc w centralnie zlokalizowanej kuchni, parzą kawę lub rozmawiają, trzymając kubki w ręku.

— Czy oni wszyscy pracują dla twojej firmy? – zapytałem.
— Żaden, to są pracownicy innych firm. Moi pracują w Londynie…

Scenka ta miała miejsce kilka miesięcy temu, gdy przygotowywałem konferencyjną debatę. Dzisiaj moje zdziwienie byłoby mniejsze. W Warszawie podobnych przestrzeni coworkingowych jest kilkadziesiąt. Od dawna są też w Gdańsku, Wrocławiu, Krakowie, Katowicach.

Ich standard jest zróżnicowany, a oferta odzwierciedla obserwowane na rynku potrzeby. Może to być wyodrębniony z przestrzeni biurowej pokój z kilkoma miejscami do pracy, wystarczający dla małego zespołu lub firmy zaczynającej działalność od typowego startupu. Dostępne są także abonamenty, które umożliwiają korzystanie ze wspólnej i otwartej części biura jedynie kilka razy w miesiącu.

Biuro szyte na miarę

Coraz więcej osób pracuje zdalnie – z domu lub kawiarni, a te miejsca nie zawsze sprzyjają skupieniu. Praca w przestrzeni coworkingowej to stosunkowo nowa forma organizacji pracy. Ludzie z różnych firm i branż pracują niezależnie od siebie, współdzieląc często nawet kilka pięter przestrzeni biurowej. Takimi przestrzeniami zarządzają wyspecjalizowane firmy, które tworzą sieci podobnych biur w prestiżowych rejonach dużych miast.

Tworząc mikroorganizację nie warto wynajmować na stałe biura o docelowej powierzchni, bardziej efektywne będzie stopniowe powiększanie zajmowanej powierzchni, proporcjonalnie do powiększającego się zespołu. Najniższym kosztem będzie wspomniany już serwis polegający na czasowym dostępie do powierzchni wspólnych, wyposażonych w komputery i urządzenia biurowe. Minimalny pakiet umożliwia dostęp do biura dwa razy w miesiącu, co kosztuje 200 zł. Niektórym to zupełnie wystarcza. Oczywiście, zawsze można dodatkowo wynająć osobne pomieszczenie na spotkanie lub szkolenie.

W poszczególnych centrach można korzystać z różnych udogodnień oraz usług. Mogą to być: miejsca parkingowe, stojaki na rowery, pokój do pracy dla matki z dzieckiem. Standardem jest wspólna kuchnia zaopatrzona w ekspres do kawy, czajnik, zmywarkę i wszelkie produkty niezbędne do zaparzenia kawy lub herbaty. Jest nim także wybór salek konferencyjnych
o różnej wielkości, wyposażonych w sprzęt multimedialny, komputery, a zwłaszcza – dostęp do szybkiego internetu. Wirtualne prywatne sieci komputerowe oraz zasoby współdzielone w tzw. chmurze obliczeniowej powodują, że pracownicy jednej firmy, zlokalizowani w różnych oddalonych od siebie miejscach, mogą efektywnie ze sobą współpracować.

Czarny łabędź

Nagłe pojawienie się tak dużej ilości przestrzeni biurowych na wynajem, a do tego o odmiennej od tradycyjnej aranżacji wnętrz oraz zakresie świadczonych usług, jest rezultatem obserwacji otaczającej nas rzeczywistości. Już wiele lat temu niezależni specjaliści pracujący w oparciu o model tzw. telepracy, chętnie korzystali z kawiarni. Mogli tam zamówić kawę, coś zjeść, ale także skorzystać z bezpłatnego dostępu do internetu. Taka kawiarniana atmosfera sprzyja także niezobowiązującym spotkaniom.

W kawiarniach zaczęły pojawiać się większe, solidne stoły z odpowiednim do pracy oświetleniem. Nic dziwnego, że model ten postanowiono twórczo rozwinąć i wykorzystać. Wystarczyło dodać do niego kilka istotnych dla tak pracujących ludzi funkcjonalności: np.: obsługę recepcyjną, całodobowy dostęp przez wszystkie dni tygodnia, współdzielony sprzęt biurowy, miejsca parkingowe, sprzęt do wykonywania zdjęć. Pomyślano także o rozwoju osobistym oraz rozrywce dla pracujących w tych przestrzeniach specjalistów.

Organizowane są liczne spotkania, szkolenia i warsztaty. W godzinach wieczornych, największa przestrzeń takiego centrum, przeobraża się w salę wykładową lub koncertową. Większość tych wieczornych spotkań ma charakter edukacyjny, ale są też takie, które służą rozwojowi zainteresowań lub rozrywce (np. spotkania z artystami). Ten program jest okazją do zapraszania gości, którzy nie posiadają abonamentu. Stanowi to dodatkową usługę dla klientów centrum, ponieważ mogą na te spotkania zaprosić swoich partnerów biznesowych. Jest on także formą promocji samego centrum, ponieważ na te często bardzo wartościowe pod względem merytorycznym szkolenia, zapraszani są potencjalni przyszli najemcy.

Pojawienie się centrów coworkingowych przy równolegle od lat funkcjonujących biurach na wynajem, można uznać za typowego „czarnego łabędzia”. Tak określa się zdarzenie nieoczekiwane i mało prawdopodobne, ale wytłumaczalne i z perspektywy czasu wydające się za możliwe do przewidzenia oraz pociągające za sobą porażające wręcz konsekwencje. Jakie więc konsekwencje nam grożą?

Chyba jeszcze za wcześnie, aby ocenić społeczne skutki zmian w środowisku pracy, jakie przyniesie praca w tych nowych warunkach. Jedno jest pewne. Biurowa plotka, rozprzestrzeniająca się w biurze z prędkością błyskawicy, a dotycząca najbardziej skrywanych tajemnic firmy umarła. To dobra wiadomość. Rozmowy w kuchni i podczas lunchu dotyczą teraz neutralnych tematów lub spraw banalnych. Przy okazji, ta polityczna poprawność jest bardzo pomocna w nawiązywaniu relacji w wielokulturowym środowisku.

Nowy model biurowego funkcjonowania otwiera przed nami wszystkimi ogromną szansę. Jest nią coworkingowy abonament. Większość powstających u nas przestrzeni coworkingowych, to własność zagranicznych firm działających na światowym rynku. Oznacza to, że mając wykupiony abonament określonego operatora, np. w Warszawie, możemy skorzystać z takiego samego serwisu w pozostałych jego lokalizacjach, nie tylko w Polsce, ale i na świecie.

Kolejną konsekwencją będzie nasza odporność na zmiany biznesowego otoczenia. Żyjemy w czasach, które charakteryzują się zmiennością, niepewnością, niejasnością i wieloznacznością, co zmusza nas do poszukiwania nowych strategii działania i szybkiego reagowania na coraz bardziej skomplikowane sytuacje. Dlaczego oderwanie naszego biznesowego funkcjonowania od miejsca i adresu, pomoże nam prowadzić działalność i adaptować się do zmieniających się warunków. Takie geograficzne rozproszenie firmy otwiera nas także na nowe idee i pomysły oraz daje dostęp do nowych zasobów.


Fot od góry:
Widok ogólnodostępnej przestrzeni w jednym z warszawskich biur coworkingowych, której wystrój ma naśladować domowe zacisze, fot. Jerzy Cichowicz
Przestrzeń do pracy grupowej w jednej z warszawskich kawiarni, fot. Jerzy Cichowicz
 „Nasze Czasopismo” nr 10/2018